Aviso de Privacidad — Somos Asesores de Seguros, S.A.

Ámbito.

Este Aviso de Privacidad aplica a todas las personas naturales y jurídicas cuyos datos personales sean recolectados, tratados o almacenados por Somos Asesores de Seguros, S.A., (en adelante “Somos Seguros”), en el marco de sus actividades de corretaje, asesoría, colocación y gestión de pólizas y fianzas en la República de Panamá.

Introducción.

De acuerdo con el Acuerdo 05-2025, de la Superintendencia de Seguros y Reaseguros, sobre Protección de Datos personales, hemos actualizado nuestro AVISO DE PRIVACIDAD, con la finalidad de informar a nuestros clientes y a los usuarios de nuestro sitio web, redes sociales y/o otros canales de comunicación, que sus datos personales serán objeto de tratamiento en el sentido dispuesto, siempre bajo la premisa de actuar bajo un interés legítimo, tal como lo establece la regulación vigente y que Somos Seguros respeta los derechos de los titulares de los datos personales y protege los datos personales a los que tiene acceso y gestiona en representación de nuestros clientes.

Somos Seguros, ha adecuado los tratamientos de datos personales en su sitio web y la gestión de sus redes sociales y otros canales de comunicación a las exigencias de la Ley 81 de 2019, el Decreto Ejecutivo 285 de 2021 y en particular, al Acuerdo 05-2025, de la Superintendencia de Seguros y Reaseguros, que establecen el marco legal  vigente para la protección de los datos personales de las personas físicas, entendiéndose por tratamiento de datos a cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recolección, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

1. Identidad del Responsable y datos de contacto

Responsable del tratamiento: Somos Asesores de Seguros, S.A.

Dirección física:  Rali Business Center, Avenida Balboa, Planta Baja.

Correo general: protecciondatos@somos-seguros.com

Teléfono: 302-5580 Ext. 258

Oficial de Protección de Datos (Oficial de PDP):

Con el objeto de preservar la privacidad de sus datos personales y de garantizar un adecuado tratamiento de los mismos, la Compañía ha designado a un Oficial de Protección de Datos, cuya responsabilidad es supervisar el cumplimiento de las políticas de protección de datos personales. Por lo anterior, usted puede contactar con el Oficial de PDP a través de la siguiente dirección de correo electrónico y teléfono:

correo: protecciondatos@somos-seguros.com

teléfono: 302-5580 Ext. 258

2. Marco normativo aplicable

Este Aviso se emite y aplica conforme a la Ley 81 de 2019 (Protección de Datos Personales), reglamentada a través del Decreto Ejecutivo No. 285 de 28 de mayo de 2021, y las disposiciones sectoriales de la Superintendencia de Seguros y Reaseguros (Acuerdo 052025), así como demás normas aplicables en la República de Panamá.

Base legal para tratamientos: Consentimiento del titular cuando sea requerido y/o interés legítimo debidamente ponderado

3. Alcance y roles en el tratamiento

• Responsable: Somos Seguros actúa como Responsable respecto de los datos personales de sus empleados, proveedores y de aquellos datos que trate por cuenta propia.
• Encargado: Somos Seguros actúa como Encargado del tratamiento respecto de las aseguradoras y terceros cuando procesa datos por cuenta y bajo instrucciones de dichas aseguradoras; las relaciones contractuales con aseguradoras y proveedores establecerán los roles y obligaciones.
• Terceros: en ocasiones se comparten datos con empresas de seguros y reaseguros, peritos, ajustadores, proveedores de servicios (IT, almacenamiento, gestión documental, etc.), bancos y autoridades competentes, siempre y exclusivamente en base a un interés legítimo motivado por un trámite o gestión relacionado con los servicios se intermediación prestados a nuestros clientes (titulares de los datos personales) o por una obligación legal, regulatoria y/o judicial.

4. Categorías de datos personales que tratamos

• Datos de identificación: nombre, cédula/pasaporte, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil.
• Datos de contacto: dirección, correo electrónico, teléfonos.
• Datos financieros y patrimoniales: información bancaria, RUC, historial de pagos, estados financieros cuando proceda.
• Datos de salud y sensibles: información médica, diagnósticos, exámenes, incapacidades (solo cuando la póliza o la gestión del siniestro lo requiera).
• Datos laborales y empresariales: profesión, lugar y cargo de trabajo, referencias comerciales, RUC.
• Datos técnicos y de comportamiento en nuestro sitio web: direcciones IP, registros de acceso, logs, metadatos, registros de llamadas, correos electrónicos, CCTV.
• Documentación y evidencias: contratos, pólizas, fotografías, informes periciales, poderes, documentos de identidad, firmas.
• Datos de terceros: beneficiarios, apoderados, terceros involucrados en siniestros.

5. Principios que aplicamos a los datos personales gestionados

En el tratamiento de datos personales, aplicaremos los siguientes principios que se ajustan a las exigencias de la regulación vigente en la República de Panamá sobre protección de datos personales:

• Principios de licitud, lealtad y transparencia: siempre vamos a requerir su consentimiento para el tratamiento de tus datos personales para uno o varios fines específicos que te informaremos previamente con absoluta transparencia.
• Principio de minimización de datos: sólo solicitaremos y trataremos los datos personales estrictamente necesarios en relación con los fines para los que los requerimos y el tipo de servicio solicitado por el titular.
• Principio de limitación del plazo de conservación: los datos serán mantenidos mientras exista un interés legítimo y para los fines del tratamiento, en función a la finalidad para la cual fueron solicitados. Una vez vencido el interés legítimo, no conservaremos lo datos personales por un plazo mayor a los 7 años establecidos en la regulación vigente. En el caso de suscripciones y/o visitas a nuestro sitio web, periódicamente revisamos nuestras listas y eliminamos aquellos registros inactivos por un plazo mayor a doces (12) meses.
• Principio de seguridad, integridad y confidencialidad: tus datos serán tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales y se garantice confidencialidad. Tomamos todas las precauciones necesarias para evitar el acceso no autorizado o uso indebido de los datos de nuestros usuarios por parte de terceros.

6. Consentimiento, registro y revocación

Todo tratamiento esté sustentando en un interés legítimo y basado en el consentimiento de su titular. Somos Seguros mantendrá un:

• Registro de consentimientos: se mantendrá un registro de consentimientos que incluya quién otorgó el consentimiento, fecha, canal, alcance y texto del consentimiento; para consentimientos electrónicos se conservará evidencia técnica.
• Registro de Retiro del consentimiento: el titular puede revocar su consentimiento en cualquier momento mediante los canales indicados; el retiro no tendrá efecto retroactivo sobre tratamientos realizados con anterioridad y podrá implicar la imposibilidad de continuar prestando determinados servicios. Antes de ejecutar el retiro se informará al titular sobre las consecuencias operativas y contractuales.

Revocabilidad

El consentimiento prestado, tanto por el tratamiento como para la cesión de los datos de los interesados, es revocable en cualquier momento comunicándolo a Somos Seguros en los términos establecidos en este Aviso de Privacidad para el ejercicio de los derechos ARCOP y los establecidos en las diferentes normativas vigentes. Esta revocación en ningún caso tendrá carácter retroactivo.

Consecuencias del retiro del consentimiento

El retiro del consentimiento para tratamientos que dependen de éste implicará la suspensión de dichos tratamientos, salvo que exista otra base legal que legitime el tratamiento (por ejemplo, ejecución de contrato o cumplimiento legal). El retiro no afectará la licitud del tratamiento realizado con anterioridad al retiro. Antes de proceder con el retiro se informará al titular sobre las consecuencias operativas y contractuales.

7. Finalidades del tratamiento, interés legítimo y pertinencia

Los datos personales que tratamos proceden de:

• Formulario de contacto
• Teléfono
• Proyectos
• Web
• E-mail
• Visitas

Los datos de clientes y/o proveedores serán tratados, dentro de la relación contractual que los vincula con el responsable, en cumplimiento de las obligaciones administrativas, fiscales, contables y laborales que sean necesarias en virtud de la regulación vigente. Para cada servicio o proceso (prospectos, cotizaciones, emisión, siniestros, cobros, RRHH, proveedores, incidentes) se recaban únicamente los datos pertinentes y proporcionales a la finalidad. Los datos sensibles (salud, antecedentes penales si aplican) se solicitan solo cuando son estrictamente necesarios y con las garantías legales correspondientes.

Para mayor claridad, las finalidades se describen por bloques operativos. Cada finalidad se realiza sobre la base legal que se indica:

A. Finalidades necesarias para la ejecución contractual y cumplimiento legal (Base: ejecución de contrato y cumplimiento de obligaciones legales)

• Gestión, asesoría y colocación de pólizas y fianzas: responder a las consultas y/o proporcionar informaciones requeridas por el Usuario, evaluación de riesgos, tarificación, emisión y administración de pólizas, obtener su opinión sobre el servicio prestado.
• Tramitación y gestión de siniestros: realizar las prestaciones de servicios y o productos contratados o suscritos por el Usuario recepción de reclamos, recopilación de evidencias, coordinación con aseguradoras y pago de indemnizaciones.
• Cobro y facturación: emisión de facturas, conciliaciones, gestión de comisiones y pagos a proveedores.
• Gestión de empleados y proveedores: contratación, nómina, cumplimiento laboral y tributario.
• Cumplimiento regulatorio: Notificar cambios, desarrollos importantes de la política de privacidad, aviso legal o política de cookies, reportes y obligaciones ante la Superintendencia de Seguros y Reaseguros y otras autoridades.

B. Finalidades basadas en consentimiento o interés legítimo (Base: consentimiento o interés legítimo ponderado)

• Marketing y comunicaciones comerciales: envío de newsletters, ofertas y encuestas (requiere consentimiento cuando la ley lo exige).
• Prevención de fraude y cumplimiento de programas de compliance/AML: análisis y verificaciones necesarias para prevenir fraude y lavado de activos (interés legítimo).
• Mejora de servicios y análisis estadístico: análisis interno para optimizar productos y servicios (interés legítimo).
• Tratamientos especiales (datos de salud): solo con consentimiento explícito cuando la suscripción o gestión lo requiera, salvo excepciones legales.

C. Finalidades para delitos cibernéticos y seguridad (Base: cumplimiento legal e interés legítimo)

• Prevención, detección e investigación de incidentes cibernéticos: recolección de logs, IPs y evidencias forenses para proteger sistemas y titulares.

Aceptación: Al proporcionar sus datos personales o firmar una propuesta o contrato con Somos Seguros, usted declara haber leído y comprendido el Aviso de Privacidad de Somos Seguros y autoriza el tratamiento de sus datos conforme a lo aquí descrito.

8. Destinatarios y transferencias de datos

• Destinatarios habituales: compañías aseguradoras registradas ante la Superintendencia de Seguros y Reaseguros de Panamá; reaseguradores; peritos y ajustadores; proveedores de servicios (IT, almacenamiento en la nube, gestión documental, forenses, despachos legales, empresas de cobranza); bancos; autoridades públicas cuando la ley lo exija.
• Transferencias internacionales: podrán realizarse cuando sea necesario (por ejemplo, reaseguradores o proveedores en el exterior). En tales casos se adoptarán garantías adecuadas (cláusulas contractuales, acuerdos de nivel de servicio, medidas técnicas) para asegurar un nivel de protección equivalente al exigido por la Ley 81/2019 y el Decreto 285/2021.
• Contratos con encargados: todos los proveedores que accedan a datos personales suscribirán contratos que establezcan obligaciones de protección de datos personales, confidencialidad, seguridad, subcontratación y limitación de uso.

9. Obligaciones y Derechos de los titulares de datos personales.

9.1. Obligación de exactitud y veracidad de los datos

Los Titulares de datos personales son responsables de la veracidad y corrección de los datos que comparten con Somos Seguros. En consecuencia, garantizan y responden, en cualquier caso, de la exactitud, vigencia y autenticidad de los datos personales facilitados, y se comprometen a mantenerlos debidamente actualizados. Cada titular de datos personales acepta proporcionar información completa y correcta a Somos Seguros.

9.2. Derechos ARCOP (Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Portabilidad)

Los interesados ​​podrán acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su eliminación cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron solicitado. En determinadas circunstancias, los interesados ​​podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en este caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados ​​podrán, en cualquier momento, oponerse al tratamiento de sus datos, sin importar una previa autorización. Somos Seguros dejará de tratar los datos personales, excepto por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones. Como interesado, tienes derecho a recibir los datos personales que te incumban, que nos hayas facilitado y en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable del tratamiento.

En resumen, los titulares de datos tienen los siguientes derechos, que podrán ejercer conforme al procedimiento descrito en la sección 10:

• Acceso: confirmar si tratamos sus datos y obtener copia de los mismos.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación / Supresión / Bloqueo: solicitar supresión o bloqueo cuando proceda.
• Oposición: oponerse al tratamiento por motivos legítimos.
• Portabilidad: solicitar la transferencia de sus datos a otro responsable en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica cuando proceda.

Limitaciones: El ejercicio de los derechos podría ser limitados por obligaciones legales, deberes regulatorios, conservación por prescripciones legales, o por la necesidad de preservar evidencias en investigaciones (p. ej., siniestros o delitos cibernéticos). En caso de limitación se informará al titular de los motivos y recursos disponibles.

10. Procedimiento para ejercer los derechos ARCOP

Canales de presentación: Correo electrónico a: protecciondatos@somos-seguros.com; Entrega presencial a: dirección física: Oficinas SOMOS Seguros, RALI Business Center, Avenida Balboa, Planta Baja. La entrega presencial en oficinas se hará en el siguiente horario: De lunes a viernes de 08a.m. a 5p.m., sábados 09a.m. a 12p.m.

• Requisitos mínimos: Completar el formulario de solicitud; copia de documento de identidad (cédula o pasaporte); descripción clara de la solicitud; documentos que acrediten representación si actúa un apoderado; dirección o correo para notificación.
• Plazos de respuesta: 10 días hábiles, desde la recepción de la solicitud completa y verificada, para el ejercicio de los derechos ARCOP.
• Verificación de identidad: para proteger la privacidad se podrá solicitar información adicional para verificar identidad.
• Costos: La solicitud de acceso será gratuita; se podrá cobrar un costo razonable por copias impresas adicionales.
• Registro: todas las solicitudes se registran con número de expediente y se conservan evidencias de la gestión.

11. Tratamiento de datos de empleados y proveedores

• Ámbito: Somos Seguros trata como Responsable los datos personales de sus empleados y proveedores.
• Finalidades: gestión de la relación laboral y contractual; nómina y pagos; cumplimiento de obligaciones laborales y tributarias; seguridad en el trabajo; administración de beneficios; evaluación y gestión de proveedores; auditorías.
• Datos tratados: identificación, contacto, datos bancarios, historial laboral, evaluaciones, datos fiscales, contratos, registros de acceso y CCTV cuando proceda.
• Destinatarios: autoridades laborales y tributarias, entidades bancarias, proveedores de nómina, auditorías externas.
• Medidas: acceso restringido, cifrado de información sensible, registros de procesamiento, cláusulas contractuales con proveedores.
• Conservación: plazos legales laborales y tributarios; en ausencia de norma específica, 10 años desde la terminación de la relación.

Los trabajadores y proveedores de Somos Seguros tienen los mismos Derechos ARCOP establecidos para los clientes y usuarios de nuestro sitio web y nuestros canales de comunicación. Para el tratamiento de los datos personales de trabajadores y proveedores, se aplicarán los mismos principios establecidos en las otras secciones de este Aviso de Privacidad.

12. Contratos con proveedores

Todos los proveedores que accedan a datos personales deberán suscribir contratos que incluyan: obligaciones de confidencialidad; medidas de seguridad técnicas y organizativas; limitación de uso; prohibición de subcontratación sin autorización; obligaciones de notificación de incidentes; y cláusulas para transferencias internacionales cuando proceda.

13. Transferencias internacionales y garantías

En el caso de transferir datos personales a otros países para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, tales transferencias se realizarán preferentemente a países que ofrecen garantías de protección de datos adecuadas, similares o superiores, a las requeridas en la República de Panamá.

Cuando se realicen transferencias internacionales se adoptarán garantías contractuales y técnicas adecuadas (cláusulas contractuales, acuerdos de confidencialidad, medidas técnicas de seguridad) para asegurar un nivel de protección equivalente al exigido por la Ley 81/2019 y el Decreto 285/2021. Se evaluará la idoneidad del país receptor y se documentarán las bases legales y medidas adoptadas.

14. Conservación y criterios de retención

Los datos se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recabados, para atender obligaciones contractuales y legales (incluyendo prescripciones legales en materia de seguros, laborales y tributarias) y para la defensa de derechos de los titulares de los datos personales. En ausencia de norma específica, desde que desaparezca el interés legítimo para conservarlos, empezará a contar el plazo establecido en la regulación vigente de protección de datos personales.

Al vencimiento de los plazos aplicables, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura, dentro del plazo de 7 años establecidos en la Ley 81 de 2019.

15. Medidas de seguridad y gestión de incidentes

Somos Seguros cumple con las medidas legales de seguridad de protección de datos personales habiendo adoptado todas las medidas razonablemente exigibles conforme a los conocimientos técnicos actuales para evitar la pérdida, mal uso, alteración, intrusión ilegítima y sustracción de los datos personales facilitados, que se describen a continuación:

• Medidas técnicas y organizativas: control de accesos por roles; cifrado en tránsito y en reposo cuando proceda; autenticación multifactor para accesos privilegiados; segregación de redes; backups cifrados; registro de accesos y auditorías; políticas de gestión de incidentes; formación continua al personal; contratos con proveedores que incluyan obligaciones de seguridad.
• Gestión de incidentes y delitos cibernéticos: procedimiento de respuesta que incluye detección, contención, preservación de evidencias, investigación forense, mitigación y notificación a titulares y autoridades cuando la normativa lo exija. Para la investigación forense se aplicará cadena de custodia y se contratarán proveedores forenses con cláusulas contractuales que garanticen confidencialidad y preservación de evidencias.
• Evaluaciones de impacto: se realizarán Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) para tratamientos de alto riesgo (datos de salud, perfiles, transferencias masivas, respuesta forense).
• En caso de vulneración de datos personales que suponga riesgo para los titulares, Somos Seguros notificará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Seguros y Reaseguros cuando la normativa lo exija, proporcionando información sobre la naturaleza del incidente, datos afectados, medidas adoptadas y recomendaciones para mitigar riesgos. Los titulares podrán presentar queja ante la Superintendencia conforme a sus procedimientos y ejercer las acciones legales que correspondan.

16. Actualización, vigencia y alcance del Aviso de Privacidad

El presente Aviso de Privacidad constituye el marco normativo y operativo que regula el tratamiento de los datos personales realizado por Somos Seguros en el ejercicio de sus actividades de corretaje, asesoría, colocación y gestión de pólizas y fianzas. Su contenido no es definitivo ni inmutable, ya que podrá variar en función de exigencias legislativas, regulatorias, de autorregulación sectorial o por la necesidad de incorporar mejoras operativas, tecnológicas y de seguridad. En cumplimiento de la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales, el Decreto Ejecutivo No. 285 de 2021 y el Acuerdo 052025 de la Superintendencia de Seguros y Reaseguros, Somos Seguros se reserva expresamente el derecho de actualizar este Aviso de Privacidad siempre que se produzcan cambios normativos, jurisprudenciales, técnicos o de gestión que impacten en la forma en que se recolectan, utilizan, conservan o protegen los datos personales de los titulares.

Por esta razón, se recomienda a todos los usuarios, clientes, asegurados, proveedores y empleados revisar periódicamente este Aviso de Privacidad, ya sea a través de nuestra página web o en las versiones físicas disponibles en nuestras oficinas. Las modificaciones que se introduzcan se publicarán oportunamente en el sitio web corporativo y, cuando proceda, se notificará a los titulares de datos personales mediante correo electrónico u otros canales oficiales de comunicación, garantizando así transparencia, acceso oportuno y conocimiento actualizado de las condiciones aplicables al tratamiento de sus datos.

Este Aviso es aplicable en todos los casos en que los usuarios decidan proporcionar datos personales a través de formularios de contacto, solicitudes de cotización, procesos de contratación de pólizas, gestión de siniestros, servicios de asesoría, actividades de mercadeo, o cualquier otro canal habilitado por Somos Seguros para la interacción con clientes y terceros. Asimismo, para cada producto o servicio específico (Vida, Salud, Automóviles, Propiedad, Responsabilidad Civil, Fianzas, Seguros Comerciales, entre otros), se han elaborado Anexos especializados que forman parte integral de este Aviso.

Dichos Anexos describen con mayor detalle las categorías de datos que se recolectan, las finalidades particulares del tratamiento, los destinatarios concretos, los plazos de conservación aplicables y las medidas adicionales de seguridad implementadas. Los Anexos están disponibles tanto en nuestras oficinas como en la sección de privacidad de nuestro sitio web y se entregarán al titular junto con la propuesta o contrato correspondiente, asegurando que cada persona cuente con información clara, específica y completa sobre el tratamiento de sus datos en relación con el producto o servicio contratado.

En consecuencia, Somos Seguros reafirma su compromiso de mantener este Aviso de Privacidad actualizado, transparente y alineado con las mejores prácticas nacionales e internacionales en materia de protección de datos personales, garantizando que los titulares estén informados en todo momento sobre cómo se gestionan sus datos, cuáles son sus derechos conforme a la normativa vigente y qué mecanismos tienen a su disposición para ejercerlos de manera efectiva.